Riscos em não armazenar notas fiscais

Ao ocorrer uma transação comercial de compra ou venda, nem sempre os clientes ou a empresa em questão guardam as notas fiscais, que pode facilitar a solução de algum problema que possa ocorrer. No caso da empresa que está vendendo é ainda pior não guardar as notas. Nossa legislação vê o cliente como a parte mais frágil, e se houver alguma acusação contra a empresa é obrigação dela provar sua razão, sem contar que as multas referentes a esses documentos fiscais podem passar de R$1000,00 por documento.

Que riscos eu corro em não armazenar as notas?

A nota fiscal precisa ser armazenada por no mínimo 5 anos, que é o limite em que o governo não pode mais cobrar dívidas atrasadas. A empresa não pode também, sem a nota, vender equipamentos que não utiliza mais, por não ter o comprovante para entregar ao novo comprador. Guardar uma nota também é eficiente ao exigir a garantia de produtos.

Mas o que guardar e por quanto tempo?

Abaixo os comprovantes que a empresa precisa arquivar para evitar problemas futuros.

• Pagamentos de água e luz, telefone e gás: arquivar comprovantes por 5 anos.

• Quitação de aluguel e outros comprovantes de pessoa física: guardar os por 3 anos.

• Tributos em geral, como IPTU, DIPJ, entre outros: manter recibos por 5 anos.

• Cartões de crédito: guardar por 5 anos. (Salvo as faturas que venceram antes de 11 de janeiro de 1993, que devem ser guardadas por 20 anos pela regra do antigo Código Civil).

• Produtos duráveis: guardar a nota fiscal por 90 dias. No entanto, no caso de defeito de fábrica percebido fora da garantia, o consumidor pode pedir o concerto ou troca, tendo a nota fiscal em mãos.

• Financiamento da imóveis ou veículos: guardar os comprovantes até o fim do pagamento ou do registro da escritura, passando o imóvel para o seu nome.

E as notas fiscais eletrônica?

A NFe (nota fiscal eletrônica) é um arquivo XML assinado digitalmente que também deve ser guardado. Segundo a legislação, deve ser armazenado tanto pelo emitente quanto pelo destinatário, para que sejam apresentados a administração tributária, quando solicitados. Se o destinatário não for credenciado, ele precisa manter o arquivo de documento auxiliar (Danfe). O prazo para armazenamento é de 5 anos.

A responsabilidade desses arquivos é do próprio contribuinte. Em caso de perdas, a SEFAZ (Secretaria Estadual da Fazenda) não recuperará os dados.

Fonte: https://arquivei.com.br/blog/